1 yıl;
12 Ay
52 Hafta
365 Gün 6 Saat
8766 Saat
525.960 Dakika
31.557.600 Saniye
1.893.456.000 Salisedir.
Zaman kavramına bu rakamlarla bakınca ne kadar bol ve zengin duruyor. Zenginliğinden de öte paha biçilmez olan bu kaynağı bizim için değerli yapan ise durdurulamadan, biriktirilemeden akıp gitmesi ve elbette geri döndürülmemesidir.
Hareketini engelleyemediğimiz bu kaynaktan en iyi şekilde faydalanmanın yolu ise, onu doğru yönetmektir. Zamanın bizi peşinden sürüklemesindense bizim zamanı kontrol altına almamız ve yönetmemiz yani bir nevi efendisi olmamız tercihimizdir.
Zamanı etkili kullanmak ve yönetebilmek için neler yapabileceğimizi bilmek çok önemli. Ancak hepsinin başında bir iş listesi çıkartmak ve işlerimizi yapmamıza engel olan tuzakları keşfetmek geliyor. Zaman tuzaklarını ortadan kaldırdığımızda iş planımıza ve belirlediğimiz tekniklere daha çok hakim olabildiğimiz bir gerçektir.
Zamanı etkili yönetmek için birçok yöntem ve teknik var. Bunlardan birkaçını sizlerle paylaşmak isterim.
- Eisenhower Matrisi
Önceliklerin belirlenerek iş planının hazırlanmasıdır. Yapacağınız işlerin bir öncelik sırası olmadığında gereksiz veya aciliyeti olmayan işlerle zaman kaybedebiliriz. Bu matris sayesine işlerimizi 4 ana başlıkta toplarız.
- Acil & Önemli İşler; Krizlerdir. Listenin en başındadır.
- Acil Değil & Önemli İşler; Risklerdir. Uzun vadede bize kazanç sağlayacak işlerdir.
- Acil & Önemli Değil İşler; Devredilebilen, delege edilebilen ya da takım halinde yapılabilen işlerdir.
- Önemli Değil & Acil Değil İşler; Elenebilecek işlerdir. Yapsak da yapmasak da fark yaratmayacak olan işlerdir.
- Yedek Zaman
İş listelerimizi hazırlarken gün içinde yapacaklarımızı alt alta yazar ve nerdeyse günün tamamını doldururuz. Böyle bir durumda ise, acil konularda ve kriz anlarında zorlanırız. Yedek Zaman tekniğinde, çalışma saatimizin bir kısmı bu tip işler için ayrılır. Önerilen süre çalışma saatimizin %20’ sidir. Ancak ilk başlarda zor gelebileceğinden dolayı günün 45’dk.’sını ayırarak bir adım atılabilir.
- Büyük ve Çirkin Kurbağayı Önce Yemek
Brain Tracy’ nin “Ye O Kurbağa’yı” kitabında yer verdiği ve doğru bilinen bir yanlışı düzelten tekniktir. Çalışırken genelde işe önce kolay yapılabilecek ya da az zaman alacak işlerinden başlarız, zor görünen ve dolayısıyla zaman alabilecek işleri sona bırakırız. Plansız işler, telefonlar ve e-postalar da devreye girdiğinde önemli olan işlerimizi yapmamıza engel olmaktadır. Bu nedenle zor ve büyük olan işi planın en başına alarak tamamlamak hem motivasyonumuz açısından hem de planladığımız işleri yapabilmemiz için ciddi bir fırsat sunar.
Büyük ve zor işleri kolaylaştırmanın bir başka yolu da, bu işleri yapılabilir küçük parçalara ayırmak ve parçaları bir araya getirerek işi tamamlamaktır. Bu etkili ve verimli bir zaman yönetimi için uygulanması kolay yöntemlerde biridir.
- Pomodoro Tekniği
Zamanı ve işleri yönetirken konsantrasyon problemi yaşadığımız durumlarda süreci kolaylaştıran bir tekniktir. Bu teknikte yapmanız gereken, zamanınızı 25 dakikalık parçalara bölmek, aktif olarak çalıştığınız her 25 dakikanın sonunda 5 dakikalık molalar vererek devam etmektir. Bu parçaların her birine pomodoro deniyor. Her 4 pomodoro sonrasında 15 dakikalık daha geniş bir ara verilmektedir.
Bu belirtilen 25 dakikalık süre ise işin niteliğine göre 30 ya da 35 dakikaya çıkartılarak zaman daha verimli bir şekilde yönetilebilmektedir. Bunun için mobil uygulamalardan yararlanılabilir ya da alarm kurma yönetimi kullanılabilir. Özellikle uzun süre oturarak ya da ekrana bakarak çalışmakta zorlananlar için oldukça etkili ve keyifli bir tekniktir.
Zamanın iyi kullanılması ve etkili yönetilmesi, kişinin işlerine, çalıştığı kurumun kültürüne ve dinamiklerine, daha da önemlisi kendi performansını nasıl daha verimli yönettiğine göre değişiklik gösterir. Ancak daha da önemlisi bu sürecin sürekliliğini sağlamak ve iyileştirmelerle yönetmektir. Kaizen bakış açısı, tüm süreçlerde olduğu gibi zamanın efendisi olabilmemizde de bize yol göstermektedir.
Gökçe DOĞAN