E-Postalar ve Yazışmalarda Protokol
E-postalar iş dünyasındaki iletişim ve iş birliği süreçlerini hızlandırmak, ortak noktada buluşmak, dezenformasyonu azaltmak için en çok tercih edilen kurumsal elektronik iletişim aracıdır. Yüz yüze iletişimde çok özenli ve dikkatli olsak bile 2.kişiden sonra iletişimde kopukluklar, eklemeler, çıkarmalar başlar. Bunu önlemenin ve bir bilginin pek çok kişiye aynı ulaşmasını sağlamanın pratik yolu onu yazılı hale getirmektir.
En temel seviyede e-postalar sayesinde:
1. Hızlı ve etkili iletişim kurabiliriz.
2. Önemli bilgilerin güvenli bir şekilde paylaşılmasını sağlarız.
3. Uzun mesafeleri aşıp uzakları yakın edebiliriz.
4. Karmaşık iş süreçlerini hızlandırabiliriz.
5. İletişimizi belgeleyebilir, referans olarak kullanabiliriz.
6. Zamanı etkili yönetebilmek için planlamayı, toplantı ve tarih paylaşımlarını organize edebiliriz.
7. Proje yönetiminde etkin koordinasyon sağlayabiliriz.
8. Müşteri taleplerini karşılayabilir ve ilişkileri güçlendirebiliriz.
9. Dijital arşiv olarak kullanabilir ve kolaylıkla arama yapabiliriz.
10. Departmanlar arası bilgi alışverişi ve geri bildirim sağlayabiliriz.
İş hayatında hayatımızı bu kadar kolaylaştıran e-postaların arzu ettiğimiz sonuçları bize sunması için dikkat edilmesi gereken temel ve protokolvari kurallar vardır.
İngilizcede yazılı iletişimde 6C kuralları vardır:
– Clear Açık
– Concise Özlü
– Coherent Tutarlı
– Correct Doğru
– Courteous Nazik
– Convincing İnandırıcı
E-postaların yazılı iletişim olduğunu ve aslında bir nevi iş kompozisyonu olduğunu da varsayarsak her kompozisyonda olduğu gibi giriş – gelişme – bitiriş bölümlerinin olması gerektiğini kabul etmeliyiz.
Yukarıdaki tabloda özetlendiği gibi epostanın giriş kısmı bize e-postamızın hızlı ele alınıp alınmayacağını, iletilen kişide olumlu bir algı yaratıp yaratmayacağını belirleyen kısmı oluşturuyor. Ne kadar profesyonel olsak da duygulardan oluşuyoruz ve yazılı iletişimde sözlerin tonlama ve vurgulamasını duymadığımızdan ileten kişinin beden dilini, gülümsemesini görmediğimizden dolayı e-postaları o anki ruh halimiz, gönderen kişiyle ilgili geçmiş deneyimlerimiz ve önyargılarımızla okumaya meyilliyizdir. İşte bu nedenle doğru bir hitap ve selamlamanın ardından pozitif dokunuşa ekstra özen göstermemiz gerekiyor. İşte birkaç pozitif dokunuş örneği:
– Geri bildiriminiz için teşekkür ederim.
– Desteğiniz ve bilgilendirmeniz için teşekkür ederim.
– Güzel / keyifli bir gün dileklerimle başlamak isterim.
– Hepimiz için muazzam bir hafta olsun.
Yukarıdaki örneklerin örnek olduğunu, kişiye, pozisyona, kuruma göre kelimelerin ve ifadelerin değişmesi gerektiğini hatırlamamızda fayda var. Önemli olan pozitif dokunuş kısmında teşekkür edecek bir neden yakalamak ve iletişimde olduğumuz kişinin yüzünde bir tebessüm oluşturabilmektir.
Gelişme kısmında kritik olan konu eğer bir şey talep ediyorsak mutlaka nedenleriyle paylaşmaktır. Nedenleri dile getirdiğimizde daha hızlı ve sorgulanmadan yanıtlar alabiliyoruz.
– Yıl sonu raporuna ekleyebilmek için
– Müşteriye teklifi hazırlayabilmek için
– Hazırladığımız sunumu zenginleştirebilmek için
Yukarıdaki gibi nedenlerle, iletişimde olduğumuz kişinin acil-önemli iş listesinde doğru yerde konumlanabiliriz.
Detaylıysa madde madde paylaşalım derken hep aklımızda olması gereken ilettiğimiz kişinin bu yaklaşımı pozitif algılayıp algılamayacağıdır. Bazen madde madde yaklaşımını çok patronvari bulanlar, emrivaki olarak algılayanlar olabiliyor. İşte bu yüzden yazışma yaptığımız kişiyi, iletişim tarzını, beklentilerini, etiketlemelerini bilmemizde fayda vardır. Tüm bunların yanında bir e-postayı etkili okuma süresinin 30 saniye olduğunu bilip gelişme kısmını ona göre kurgulamamız gerekmektedir. Bu bağlamda bir e-postaya yükleyebileceğimiz yanıtlar ve taleplerin 3 ile sınırlı olmasında fayda olacaktır.
E-postalarda en çok tartışılan konulardan biri bir şey isterken karşı tarafa rica edip edemeyeceğimizdir. Burada protokol devreye girmektedir. Protokol kurallarına göre üst olan kişi asta/ast olana rica edebilir; ast, üste değerlendirmeye sunabilir. Rica ve arz kelimeleri ağırlıklı olarak kamuda kullanılan ve göreceli olarak bizden önceki kuşakların kullandığı kelimelerdir. Rica ederim kelimesini emrederim olarak bilen ve kullanan bir nesil mevcuttur. Yazılı iletişimde rica ederim / arz ederim ifadeleri dilekçe ifadeleri olarak bilinmektedir. Günümüz iş dünyasında epostalarda yanlış anlaşılmalara mahal vermemek adına yazışmalarımızda sakınmamızda fayda vardır.
Bitiriş bölümünde iyi dileklerimiz yine ekstra önemlidir. İnsanlar bir eğitimde, sunumda ve konuşmada bir başlangıcı bir de kapanışı en çok hatırlarlar. O yüzden olumlu bir giriş (pozitif dokunuş) ve etkili bir kapanış şart. İşte birkaç örnek:
– Harika bir gün ve keyifli çalışmalar dileklerimle…
– Sağlıklı günler ve iyi çalışmalar dileklerimle…
– Her zaman bir telefon/mesaj kadar yakınım ve yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım.
– Yardımcı olmaktan memnuniyet duyar, gülümseme dolu bir gün dilerim.
Bitiriş kısmındaki kelimelerin ve cümle yapılarının çok özenle seçilmesi gerekir ki profesyonel bir imaj çizelim, doğru bir ilişki kurabilelim ve yazışma hedefimize ulaşalım. Her bir ifadenin sonunda imzamızdan önce saygılarımla diyerek bitirişi yapabiliriz.
Giriş – Gelişme – Bitiriş bölümlerinde fark yaratmak ve başarılı olmak istiyorsak yazışmaya başlamadan önce aşağıdaki soruları kendimize sorabiliriz.
– Neden yazıyorum? Amacım ne?
– Kime yazıyorum? Kimin için yazıyorum?
– Nasıl başlayacağım?
– Düşüncemi nasıl açık ifade edebilirim?
– Nasıl bir mantıksal kurguya sahip olmalıyım?
Etkili e-postalar ve başarılı yazışmalar için aklımızda tutabileceklerimiz:
· Kime kısmına bir e-posta adresi yazıyorsak mutlaka yazışmayla ilgili Konu kısmını da açık – net bir şekilde yazmalıyız. Konunun e-postayı yansıttığından emin olmalıyız.
· Eposta gönderilmeden önce yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol etmeliyiz.
· Olumlu – Çözümcü – Yapıcı bir üsluba sahip olmalıyız.
· Hedef kitleyi bilmeli ve doğru analiz etmeliyiz.
· Hızlı Yanıt bakış açısında olmalı, gelen epostaya en geç 5 dakika içinde (aldım, ilgileneceğim bile olsa) yanıt vermeliyiz. Hızlı olsak da düşünerek kelimelerimizi özenle seçmeliyiz.
· Ekleri kontrol etmeli, büyük dosya paylaşımlarında eposta dışında gönderim yollarını tercih etmeliyiz.
· Gönderilen görsel ve belgelerin tam anlaşılır, okunur olmasını sağlamalıyız.
· Gerekli olması durumunda alıntılar ve göndermeler yapmalıyız.
· Yazışmanın dilbilgisine dikkat etmeliyiz. Ayrı yazılan “de” “da”lar olduğunu hatırlamalıyız.
· 30 saniyeyi aşan uzun metinlerden sakınmalıyız.
· Samimi, olumlu bir yazışma yapsak bile konuşulduğu gibi yazılmasının yanlış anlaşılabileceğini bilmeliyiz.
· Klişelerle dolu, ruhsuz ve robotik tarzda yazışmalardan sakınmalıyız.
· Yanlış noktalama işaretlerinden ve gereksiz + yoğun emoji kullanımından 👍🏻🥰🧿😱🥺 sakınmalıyız.
· Gönderilen kişileri kontrol etmeli, kime ve bilgi kısımlarında doğru kişilere yer vermeliyiz.
· Her epostamızda imzamızın olduğundan emin olmalıyız. Metni Biçimlendir kısmından HTML ya da Zengin Metin olanı seçmeliyiz.
· Pinpon oynamaktan sakınmalı aynı konu ile ilgili sürekli bir yazışmaya geçiliyorsa, telefon, yüz yüze ya da toplantı iletişimini tercih etmeliyiz.
· Kısaltmalar, BÜYÜK HARF ve gereksiz renklendirmelerden sakınmalıyız.
· Epostanın başkalarıyla da paylaşılabileceğini aklımızda tutmalıyız.
· Şimdiden teşekkürler ifadesinin emrivaki algılanabileceğini bilerek bu ifadeden sakınmalıyız, bir teşekkürümüz varsa onu pozitif dokunuş olarak giriş bölümünde dile getirmeliyiz.
· E-postalarımızı göndermeden duyabileceğimiz bir seste okumalıyız.
Gereksiz, uzun, kim için yazıldığı belli olmayan e-postalar etkimizi azaltabilir ve zaman kaybına neden olabilir. İş süreçlerimizi optimize eden, iletişimi kolaylaştıran bu etkili iletişim aracını profesyonelce kullanarak hem hedeflerimize daha kolay ulaşabilir hem de arzu ettiğimiz başarılı iş insanı algısını oluşturabiliriz. Etkili e-postalar, iş dünyasında başarıya ulaşmanın temel bir unsuru olarak kabul edildiğinden içselleştirilmiş 6C’yi kullanıp, olumlu bir giriş, özenle kurgulanmış bir gelişme bölümü ve etkili bir bitiriş ile doğru mesajları verebileceğimiz, fark yaratabileceğimiz ve profesyonel imajımızla etkileyebileceğimiz e-postalarımız olmasını dilerim.
M.Efsun Yüksel Tunç
Eğitmen ve Yönetim Danışmanı
Yaşam ve Yönetici Koçu
efsun@indus.com.tr
https://www.linkedin.com/in/efsunyukseltunc/
@indusefsun
